Réflexion sur la productivité relativement à l’espace de travail


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Espace de travail

Lorsque j’ai commencé à étudier, j’ai toujours appris que les employés étaient placés en département dans les entreprises. On a tout vu des locaux de programmation, des locaux de test, des locaux de service à la clientèle, des locaux de vendeurs, des… bons je pourrais en énuméré encore très longtemps. Mais est-ce vraiment une bonne approche? Est-ce que c’est vraiment plus rentable de placer les employés d’un même domaine un à côté de l’autre? Combien de fois qu’on doit communiquer avec les autres personnes de son département, à l’extérieur des réunions bien sûr? Personnellement, au travail on se retrouve dans cette situation et je peux dire que certains jours, je fais la navette entre le département de programmation, de support et de test. Donc, du point de vu temps VS travail accompli, est-ce que cette journée a été au maximum de sa productivité? J’en doute.

Bon quelles sont les autres possibilités? On retrouve aussi les postes flottants qui sont une très bonne alternative et sinon il y a aussi le fait de choisir ses voisins de façon stratégique avec le nombre de fois qu’on doit communiquer. Je vais donc décrire chacune des 3 possibilités et avec mes connaissances, je vais décrire les bons et les mauvais points de chacun.

Les postes par département

Le gros avantage quand tous les employés d’un même domaine se retrouvent un à côté de l’autre, c’est que tous parlent la même langue. Si une personne a un problème, il n’a qu’à demander à son voisin pour avoir de l’aide. En prime, si une réunion improvisée à lieu ou une discussion avec un besoin client qu’on avait mal interprété, c’est super pratique. On peut très facilement s’assurer que tous soient au courant de ce qui se passe dans le département. Pas besoin de regarder les comptes rendus, on reçoit l’information en temps réel. En même temps, le département peut être configuré pour optimiser le travail. Le département de service à la clientèle pour atténuer le bruit, le département de test très ouvert avec des accès faciles aux ordinateurs et le département de programmation avec une libération complète des murs pour installer des grands tableaux blancs pour faire des diagrammes. Donc ça donne l’impression que c’est le meilleur des mondes. La compagnie peut spécialiser les locaux par département.

Mais voici souvent la réalité. Si les employés sont permanents et il n’y a aucun nouveau, souvent la demande d’aide est très rare. Donc à part pour discuter de la météo, le département ne s’entraide que rarement. En fait, on se rend vite compte que les employés sont plus souvent rendus dans les autres départements soit pour aider ou pour aller chercher une information. Aussi, on s’aperçoit que les employés prennent de mauvais plis de demander les réponses au lieu de chercher dans la documentation. C’est correct et très rapide, mais sur le long terme cela crée des employés qui ont 100 % de la documentation en tête et d’autre qui pose sans arrêt des questions. Dans le pire de cas, les employés finissent par ne plus mettre à jour la documentation puisque personne ne les lits et lorsqu’une des personnes qui connaissent la documentation au complet quitte, c’est la catastrophe. Beaucoup d’informations sont perdues et les employés ne savent même plus comment chercher. Souvent cette situation va débuter par un « eille te souviens-tu du mot de passe, je suis avec un client et je n’ai pas le temps de chercher? » et ça va se terminer après un certain temps par des « peux-tu me configurer ça puisque tu vas plus vite que moi! ». Résultat, certains employés sont extrêmement rentables et d’autres deviennent des plaids. Ceci n’est qu’un avis personnel et on parle ici de département où les employés sont permanents et fidèles. Puisque dans un environnement où il y a un gros roulement d’employé, cette situation n’a pas le temps d’arriver.

Les postes flottants (Version active directory)

Ceci est la nouvelle mode. On installe tout le monde sur un « Active directory» et tous nos fichiers sont sur le réseau et à l’ouverture ça met en premiers plans notre bureau et ceci indépendants de l’ordinateur. Les employés choisissent leurs voisins, en espérant que tout le monde s’entend bien. Ceci permet aussi d’optimiser l’emplacement des fichiers selon l’humeur de l’entreprise. S’il y a un état de crise, le monde va se positionner de façon différente que si c’est une journée détendue. Ceci va optimiser les déplacements des employés. Si un département veut faire une réunion, les salles de réunion sont conçues pour ça. Les réunions express deviennent plutôt cédulés et prévues dans l’horaire. On peut garder les départements de façon personnalisée et si on a besoin d’un tableau on va dans le bon local, si on a besoin d’avoir accès à un ordinateur précis, on change de local. Aussi, si des employés travails de soir et/ou de nuit, cette configuration permet d’optimiser le matériel et l’espace travail.

Par contre, voici les désavantages. Il m’arrive souvent de ne pas terminer mon boulot rendu le soir venu, donc impossibilité de seulement fermer ma session. Tous les postes doivent avoir les mêmes logiciels d’installés, sinon on a beau avoir accès à nos fichiers, il nous faut aussi nos logiciels. Qu’arrive-t-il si 2 employés ont besoin du même poste, qui a la priorité surtout en temps de crise? Il est aussi presque obligatoire que l’entreprise possède plus d’ordinateurs que d’employé travaillant au même moment, donc un besoin plus grand d’espace que la façon traditionnelle. Si un ordinateur est moins puissant, il peut-être sur qu’il sera le dernier choisi. Si un employé n’utilise pas assez de savon ou abuse de la cigarette, on va le dire comme ça, ça ne sera pas long que les employés finissent par le fuir et il sera toujours seul, donc la morale sera affectée.

Les postes flottants (Version remonte à distance)

Voici exactement la même configuration que la version active directory, sauf que ce coup-ci les ordinateurs sont virtuels. On installe un gros serveur et les postes peuvent avoir des configurations de base. Ici tous les avantages des postes flottants et sans les désavantages de là puissance de l’ordinateur et du nombre de licences des logiciels. Encore mieux, les sauvegardes des ordinateurs se font encore plus facilement. L’entreprise n’a qu’à acheter des ordinateurs de base, remplaçable et à faible coût.

On va retrouver les mêmes désavantages pour ce qui est des rapports physiques des employés, mais sans les désavantages du matériel. Par contre, le serveur doit être assez puissant pour tout le monde, sinon les plaintes vont arriver. Si le nombre d’employés augmente, le coût peut-être assez élevé si le serveur atteint les limites de ce qu’il peut supporter. Autre problème, le serveur est mieux de ne pas planter, sinon tout le monde est arrêté. Impossiblité de travailler en local comme la situation avec un active directory. Dès que le réseau tombe pour X ou Y raison, plus personne ne peut travailler. Le multi-écran aussi peut devenir problématique si ça n’avait pas été pensé dès le départ. Si le produit de l’entreprise doit utiliser des périphériques externes, bonjour le cassage de tête. Ce genre de configuration doit presque absolument venir avec un expert réseau et de poste virtuel.

Les postes de façon stratégique

Voici une nouvelle façon de voir les choses sur la façon de positionner les employés. Le gestionnaire de projet débute par placer le monde par département. Tous les départements doivent être identiques, donc on perd l’avantage des locaux spécialisés. Ensuite le gestionnaire garde un oeil sur les communications entre employés. À chaque intervalle, genre aux 2 mois, on change le monde de place pour les rapprocher des personnes avec qui ils doivent travailler le plus souvent. Avec le temps, les employés vont se positionner de façon optimale. Si on a un bon gestionnaire, on peut même augmenter le niveau en créant des configurations selon ce qui se passe dans l’entreprise. Dans ce modèle, les ordinateurs peut-être en active directory, en connexion à distance et même tout simplement en déplacent les boites d’ordinateurs. Pour quoi faire compliquer, ça prend 2 minutes déplacée une tour pour un département de TI si tous déplacent leur ordinateur.

Les avantages sont nombreux. On conserve tous les avantages des postes flottants tout en gardant une structure sur les employés. Le coût est aussi faible et on a les avantages de pouvoir garder nos sessions actives, sauf lorsqu’on déménage les ordinateurs. Les employés ont souvent de nouveaux voisins ce qui permet d’améliorer l’entente entre les employés et aussi ajouter un sentiment de changement. Le fait de placer les employés de façon stratégique permet aussi d’éparpiller le bruit et d’éviter d’avoir des locaux plus bruyants que d’autre. Ce positionnement permet aussi d’augmenter l’échange des informations et d’uniformiser les connaissances. Il n’est pas rare de voir des personnes apprendre ce que les autres font et de voir des employés donnés des nouvelles pistes de solution ou un nouveau regard sur le travail de son voisin.

Je crois que c’est la configuration qui possède le moins de désavantages à part le fait qu’il faut avoir un bon gestionnaire. Un mauvais gestionnaire pourrait même finir par causer un sentiment de contrôle sur les employés. Certains gestionnaires vont essayer de diminuer au maximum les conversations autres que ceux du travail, mais c’est une erreur si ce n’est pas exagéré.

Conclusion

Si les employés sont contractuels ou si si le roulement des employés est élevé, le positionnement par département est très intéressant pour favoriser l’entraide entre les personnes d’un même département. Ça permet aussi de faciliter le suivi des employés et de facilité l’intégration des nouveaux.

Par contre, si les employés sont permanents, le fait de les placer en département est de mon point de vu une erreur. Ceci n’aide en rien à la productivité et le seul gros avantage est de pouvoir avoir des locaux spécialisés et de laisser des informations sur les murs pour une consultation ultérieure. Ensuite, si on vise les postes flottants ou avec des positions stratégiques, ceci dépend de la mentalité de l’entreprise. Une entreprise qui utilise une méthodologie agile, risque de plus favoriser les postes flottant, puisque ça va dans le même sens que la façon de travailler. Par contre, si une entreprise préfère une méthodologie basée sur un chargé de projet, le placement de façon stratégique pourrait devenir un avenu différent et très rentable sur le long terme.

Et vous, comment les employés sont positionnés?

Êtes-vous d’accord avec ma conclusion?

Avez-vous d’autres façons de placer les employés?

C’est à votre tour de répondre à la question!

Maxime Savard

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4 réflexions sur “Réflexion sur la productivité relativement à l’espace de travail

  1. Ceci est un texte écrit par celui qui fut mon mentor durant les 5 belles années que j’ai passé a travailler chez Softicket. Nous étions a ce moment classé(on dirais des dossiers…) par départements. J’aimais bien la proximité puisque j’étais a ce moment en formation. Depuis, j’ai changé d’emploi, mais je suis encore dans une structure départementale.

    J’ai personnellement fais la suggestion d’un poste volant parmi les techniciens, au patron de l’entreprise pour laquelle je travaille maintenant.

    Suite a la lecture de ce texte, j’aimerai bien tentez l’expérience de postes stratégiques qui implique un déménagement lorsque le besoin se fait sentir. Personnellement l’argument qui m’a accroché c’est que cela évite la paresse de ne pas chercher l’information au bon endroit et de souvent prendre la solution facile de demander a son voisin puisque nous parlons le même language(je me surprend a l’avoir fait récemment). De plus j’aime bien le concept de local dédié, j’imagine déjà, dans mes fantasmes professionnel, un grand local a air ouverte entouré de tableau blanc…

    Cela dit, j’apprécie la conclusion qui résume bien les choix possibles ainsi que leurs utilisations. Ceci est un article que je vais recommander a mes patron car nous sommes présentement en réorganisation. Et qui sais je vais peut-etre bientot voir et partager avec d’autres murs(et personnes bien sur)

    Bonne lecture

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    • Merci beaucoup Pink, en espérant que ma réflexion pourra faire réfléchir l’administration où tu travailles. Il y a plusieurs façons de placer les employés et très souvent les employeurs ne prennent pas le temps de s’y arrêter en passant que ça n’affectera pas le travail. Mais le temps de déplacement peu faire une grosse différence sur un projet long terme.

      J’espère que tu nous donneras des nouvelles si c’est une réussite ou non. Ceci aidera peut-être d’autres personnes à tenter le changement ou tenter une autre approche.

      Maxime Savard

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  2. Dans certaines entreprises, les besoins ne sont pas les mêmes pour tous les employés. Certains départements (en ingénierie, par exemple) vont souvent avoir besoin d’ordinateurs plus puissants pour utiliser Autocad. D’autres (entretien mécanique) auront besoin de logiciel spécifiques pour accéder aux équipements de production, soit pour les configurer, soit en extraire des données via des ports séries (oui, encore très fréquent). Ces logiciels ont des licences qui sont assignés spécifiquement à un ordinateur et qui ne peuvent être aisément désinstallés/réinstallés. D’autres employés, de la Direction ou des gestionnaires de projet auront généralement besoin d’un laptop, pour les réunions fréquentes, les déplacements, ou pour le télé-travail. Il y a certains utilisateurs qui auront besoin de Ms.Project, Visio, Access, d’autres pas. Dans les laboratoires, les analystes auront besoin de logiciels spécialisés. Avoir des postes avec toute la gamme de logiciel devient alors rapidement coûteux. Je ne crois donc pas aux postes complètement génériques, ni pour la configuration matérielle, ni pour la configuration logicielle, mais une certaine standardisation typée est utile et plus efficace.

    Pour ce qui est de regrouper les équipes par département, je vis actuellement une situation où mon équipe est dispersée et ils me disent tous souhaiter être réunis, que ça aidera à l’esprit d’équipe, à la collaboration, au partage informel d’information sur les différents projets, sans devoir faire de réunions plus formelles. Les gens aiment avoir un sentiment d’appartenance et souvent, cette première loyauté va à l’équipe départementale qui a ses propres objectifs à atteindre.

    En somme, je ne crois pas qu’il y ait une configuration générique parfaite et applicable à toutes les situations. L’important, c’est de garder l’esprit ouvert, ne pas se limiter à des configurations pré-établies et tirer le meilleur partie des configurations possibles en tenant compte des contraintes propres à chaque milieu. Merci pour cet article très intéressant.

    Aimé par 1 personne

    • Effectivement vous avez raison, il n’existe pas de configuration parfaite. Les employés ayant besoin d’un matériel spécifique sont exclu de possibilité de changer d’endroit et ceux avec des portables, eux peuvent déjà aller où ils veulent sans aucun problème, tant que la connexion réseau est disponible. Pour ceux avec des logiciels spécifiques ou qui ont besoin de plus de puissance, il existe des terminaux qui se connecte à une central qui permet de spécifier la puissance que l’usager et les logiciels qui seront installés pour chaque session. Donc ceux avec Autocad (puisque c’est souvent lui qui prend le plus de puissance avec adobe premiere) puissent avoir un 32go de RAM et 8 processeur et accès à un GPU peux importe le terminal qui sera utilisé. En prime, une central sera collé sur les fichiers et bases de données, ce qui n’est pas toujours le cas quand l’entreprise possède leur serveur dans une autre bâtisse.

      Mais c’est vrai que certains postes sont plus fixes que d’autres

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