Réflexion sur les réunions


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Réunion

On a tous (du moins une très grosse majorité) déjà assisté à une réunion qui au final ne s’est résumée qu’à une perte de temps, puisque rien n’est réellement sorti et aucune véritable décision n’a été prise. Pire encore, des décisions ont été prises, sauf qu’aucune suite n’a lieu et on a fini par se poser la question de la décision finale et personne ne s’en souvient réellement. Alors, la question est à se poser, est-ce que les réunions servent réellement. Je ne vous ferai pas attendre très longtemps, la réponse est oui. Mais comment réussir sa réunion et quel type de réunion est le plus utile. Je ne vais qu’effleurer le sujet, puisque je le redis, ce blogue sert avant tout à faire une réflexion sur le sujet et permettent d’aider à créer des pistes de recherche sur internet pour approfondir le sujet. Cet article sera alors divisé en 2 segments. Le premier sur les différents types de réunion utile et très souvent oubliée et en 2e sur des trucs personnels pour réussir une réunion.

Première partie : Les différents types de réunion

On retrouve différents types de réunion et il est primordial de ne jamais faire deux types de réunion en même temps. Si on doit absolument participer à 2 types de réunion différents le même jour, faites une pause entre les deux. Ça va permettre de décompresser et laisser un peu de temps à la personne qui résume de clarifier ses notes. En plus, une pause pipi est toujours appréciée, puisqu’un participant ayant envie va arrêt net sa participation et espéra juste que la réunion se termine. Les fumeurs aussi c’est la même chose, des réunions trop longues vont juste les faire décrocher. En plus, il y a une règle qu’après un certain délai, le cerveau humain arrête d’enregistrer. Donc une pause règle ce problème. Bon on va revenir sur le sujet, les différents types de réunion pour un gestionnaire de projet. Il y en a beaucoup d’autre, mais j’essaie de conserver que les plus importants pour le gestionnaire. Ceci n’est que mon avis et n’est que des descriptions qui j’espère vous pousserons à approfondir vos recherches.

La réunion d’avant-projet

Cette réunion se fait avant même qu’un projet soit débuté. C’est la toute première qui fait une introduction vers où l’entreprise où l’entreprise veut aller? Cette réunion souvent mise à l’avant comme étant une des plus importantes où on fait souvent le remue-méninges sur le projet est dans les faits souvent la réunion dans la moin importante où 90 % de la conversation sera oubliée. Ca ne donne rien d’inviter toutes les équipes de développement, ça va juste rendre le remue-méninge inutile. Inviter que les gestionnaires des départements, c’est suffisant et après, demandé aux gestionnaires de faire une réunion d’équipe pour faire l’introduction si nécessaire.

La deuxième réunion d’avant-projet

Non ce n’est pas une farce, cette réunion est très souvent non officiel, mais personnellement elle devrait l’être. Elle se situe souvent le lendemain de la première réunion et personnellement c’est dans cette réunion que le remue-méninges devrait avoir lieu et non dans la première. Donc personnellement, faites une réunion d’introduction lors de la première et un remue-méninges de base et le lendemain, faites le vrai remue-méninges. Vous allez voir que le lendemain, le remue-méninge est drôlement plus efficace. Moins de perte de temps et moins d’idée inutile. En prime, le fait de diviser la première réunion en deux jours, ceci évite que la réunion s’éternise. La deuxièmement réunion doit-être par contre annoncé en même temps que la première, sinon ça ne donneront rien de faire la 2e, le monde seront déjà déçu de ne pas avoir assez participé lors de la première réunion qu’ils arriveront au 2e avant déjà un état de désatisfaction.

La réunion Pré-Mortem

La réunion la plus oubliée et que je considère comme la plus importante. Cette réunion sert à discuter de tous les problèmes possibles qui pourraient arriver et des solutions qu’on pourrait apporter. C’est comme essayer de deviner la pire réunion post-mortem ou bilan qui pourrait arriver. Donc au lieu de faire une réunion à la fin pour ce qui pourrait être fait dans le futur, on essaie de deviner le futur pour savoir quoi faire si le cas arrive. En plus, ceci permet à l’administration de connaitre le plan de match si telle situation arrive. Voici quelques exemples :

  • Le client change d’idée à tout les jours
  • Un ou plusieurs employés nous quittent
  • Le client fait faillite
  • Notre bâtisse passe au feu
  • On n’arrive pas à faire telle partie du projet qui est critique et difficile à réaliser

Alors si ceci arrive, on fait quoi. Peut-être qu’on ne sera pas prêt pour le moment de réagir, mais il est important d’avoir un plan de match rapidement pour éviter la catastrophe. J’ai débuté cette pratique depuis peu au travail. Cette réunion était jugée par mes patrons de peu d’importance, jusqu’au jour ou le pire qui pouvait arriver dans un projet arrive. On a réussi à sauver en un claquement de doigts. Sans un plan de match dans la situation, on aurait perdu le contrat, mais à cause de notre réaction rapide, le contrat s’est terminé sans dépassement des coûts. Les gains ont souffert, mais au moins, le client était content du résultat et on n’a pas terminé le projet en perte.

Réunion de conception

La suite directe du projet, souvent scindé en 3 parties. Une première interne, suivit d’une deuxième avec le client et on conclut d’une dernière en interne pour discuter de ce qui n’était pas prévu et que le client a apporté. Rien à redire sur cette réunion, c’est souvent différent d’un projet à l’autre et surtout d’un client à l’autre. Soit c’est une réunion funny, soit ultra technique et il ne faut pas tomber dans la liste de Noël du client, sinon le projet va déjà partir assez mal si le client persiste qu’il veut avoir tout le catalogue de jouet comme en enfant qui fait sa liste de cadeau de Noël.

Les réunions Scrum

je n’aborderai pas ce sujet, puisque c’est sur que je ferai une réflexion sur ce mode de travail que j’apprécie énormémement. Mais si vous ne connaissez pas, lisez sur le sujet

Les réunions de suivi hebdomadaire

Cette réunion est divisée entre deux parties, soit avec l’administration ou avec le client. Réunion importante pour la direction pour conserver un certain niveau de transparence, mais peu important en apport au projet à moins qu’on se soit planté durant le projet. Donc on fait part de l’avancement, on rappelle ce qui a été fait et on annonce ce qui s’en vient. En gros, une bonne réunion traditionnelle. N’importe qui n’ayant jamais été dans une réunion peut avoir une bonne idée du déroulement de celle-ci.

Réunion de conclusion avec le client

On se félicite et on va manger dans un bon resto si tout a bien été ou on la fait avec le client au téléphone pour ne pas y voir la face (ça fait drôle de le dire, mais c’est la réalité). Ceci dépend de la finalité du projet. Si possible, essayer de toujours finir avec un bon resto, c’est plus agréable, mais pas toujours possible.

Réunion Post-Mortem

Qu’est-ce qui a bien été, qu’est-ce qui a mal été. Où sont les bons et mauvais coups. Qu’est-ce qui faudrait corriger ou juste mieux faire. Revoir les clauses du contrat qui n’était pas assez clair et qu’il faudra corriger. Faire un compte rendu des différentes équipes et pourquoi pas décerner les étoiles du match. Toujours drôle, ceci permet de décompresser et en même temps, ceci permet de récompenser les bons coups durant le projet et d’améliorer l’atmosphère de travail.

Deuxième partie : Les trucs pour réussir une réunion

La préparation

Là je vais en entendre dire que c’est trop simple comme conseil. Sauf que la moitié des réunions se fond sans plan du jour. Souvent même, les participants ne sont même pas au courant du sujet de la réunion en entrant. Ce genre de signe est une assurance directe qu’il va y avoir une grosse perte de temps. Alors, comment se préparer.

Premièrement, prendre 2 minutes et écrire le sujet et si possible envoyer ce sujet aux participants la veille de la réunion. C’est important de laisser une chance aux participants de mijoter le sujet pour arriver avec des questions et des solutions pertinentes.

Deuxièmement, avoir une personne qui fait un résumé de la réunion. Ça ne donne pas grand-chose d’être 5 personnes à écrire un résumé personnel, en fait ça finit surtout par créer des temps morts durant la réunion puisque le monde est plutôt occupé à écrire qu’à participer.

Troisièment, il n’est pas grave d’avertir à l’avance certains participants qu’ils seront présents en temps que spécialiste ou comme spectateur. Ceci va éviter la question, pourquoi j’étais présent. Si un participant est invité en tant que spécialiste, il est important qu’il sache pour quel sujet, puisque sinon il va essayer de prendre la parole tout le long de la réunion pour donner son point de vue, sans que nécessairement ça soit utile. Par contre, on peut leur demander leur avis après la réunion. Ceci n’est pas interdit.

Avoir un tableau blanc avec des crayons qui fonctionne

Truc vraiment trop simple, mais combien de fois j’ai assisté à un employé qui se bat avec des crayons-feutres qui écrivent à moitié ou qui cherchent l’efface qui au final est dans un autre local. Ou sinon, combien de fois j’ai vu un ordinateur qui décide de faire à sa tête dès la période de questions arrivée où un simple tableau blanc aurait pu être utilisé au lieu d’essayer de projeter les idées avec un projecteur.

Avoir un plan « B », surtout chez les clients

Prévoyez-vous toujours un plan « B » surtout si vous utilisez un projecteur et en prime chez un client. Limite, prenez un peu de temps pour faire des impressions d’écran ou un PowerPoint vite fait que vous vous gardiez dans votre manche ou plus précisément accessibles sur internet. 1 heure de temps perdu avant d’allez chez un client pour éviter de manquer complètement une présentation à cause d’un problème qui était impossible à prévoir, ça ne coute pas grand-chose. En prime, durant le temps que vous fassiez les impressions d’écran, ça va vous permettre de vous pratiquer pour la présentation. Je précise aussi accessible sur internet pour une bonne raison, si le problème provient de votre portable, mieux vaut-être en mesure de télécharger le PowerPoint pour le diffusé à partir d’un ordinateur du client. Le client ne vous en tiendra pas rigueur et va vous trouver prévoyant.

La pratique

Si vous devez utiliser un logiciel, même si vous le connaissez parfaitement, pratiquez-vous. Ca fait un manque de professionnalisme total de chercher une fonctionnalité et faire de « eh » au 2 secondes.

Avoir une personne indiquée qui dirigera la réunion

Dès le début de la préparation de la réunion, il faut que tous soient au courant de la personne ou des personnes qui dirigeront la réunion. Si le client participe, il doit-être clair que ça ne sera pas lui qui dirigera la réunion, à moins que ça soit lui qui le demande et ceci avant le début. La personne qui dirige doit être capable d’arrêter les participants et de ramener la conversation sur le sujet si la conversation s’emballe.

Pour conclure

Les réunions sont un mal nécessaire qui peut être très agréable et très utile si bien maitrisé. Un bon gestionnaire de projet qui a bien maitrisé le sujet ne doit pas avoir de difficulté à la diriger. J’avais bien sûr averti que ceci n’était qu’un survol très rapide des réunions. Il existe beaucoup de sites web qui en parlent, des livres et même des cours se donnent pour bien diriger une réunion. N’étant pas un expert et ne prétendant pas l’être, je vous laisse sur la réflexion de ce que pourrait donner la pire réunion possible.

Je vous fais part d’un exemple de la pire réunion que j’ai pu voir qui se résume à une seule phrase qu’un employé à dit: « Good c’est vendredi, on va en meeting ». Inutile de dire que la réunion n’a servi à rien ce jour-là et on a tous perdu notre temps.

Maxime Savard

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2 réflexions sur “Réflexion sur les réunions

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