Réflexion sur les courriels


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Courriel: Innovation ou Fléau ?

Il y a quelques décennies, une des plus grandes innovations pour les entreprises a vu le jour: les courriels. Avec du recul, je me demande si cette innovation n’est pas devenue un des plus grands fléaux en entreprise. Autant qu’on ne s’en passerait plus, autant qu’arriver le matin et voir 250 courriels à notre nom et qu’au final que 10-15 étaient vraiment important. Ceci fait partie d’une des plus grandes pertes de temps en entreprise.

Alors aujourd’hui, nous ferons une petite réflexion sur ce sujet et voir si au final les courriels sont une si bonne innovation pour les entreprises et sinon comment ont pourrait améliorer la situation.

La quantité de courriels

Quoi de plus déprimant que de passer 30, 60 et même 90 minutes par jour dans notre boîte de courriel. Tout le monde met tout le monde en copie. On se retrouve un parmi 10-15 courriels en copie. On envoi un courriel et on ajoute pleins de personne en se disant: « Au cas où », « Ça va peut-être l’intéresser », « Il ne pourra pas dire que je ne l’avais pas averti » … Mais dans les faits, c’est complètement inutile. La seule et unique utilité est de pouvoir faire une recherche quand une personne indique qu’il n’était pas au courant, mais à ce moment, il est déjà trop tard.

Les pourriels

J’espère qu’en date d’aujourd’hui, toutes les compagnies ont un filtre pour ce problème. Mais attention, il ne suffit pas que de filtrer les courriels entrants, pensez aussi à filtrer les courriels sortants. Il suffit que d’un seul virus qui envoi une masse de courriels pour que toute la compagnie se retrouve dans les filtres anti-pourriel. Si vous vous retrouver dans cette situation, bonne chance pour vous en sortir.

Les écrits restent et les paroles s’envolent

Ce qui est complètement vrai, mais personnellement on pourrait aussi dire que rechercher un courriel, c’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin. Et jusqu’au jour où vous appuyer sur vider le répertoire et vous perdez 5 ans de courriels conserver.

Vol d’identité

Avant on disait que pour voler une identité sur internet, il ne fallait que de trouver un mot de passe sur un site d’une banque. Maintenant, c’est pas mal plus simple, il suffit d’avoir accès à la boîte de courriel d’une personne qui est en auto-connexion. Ensuite, vous allez sur les sites qui vous intéressent et vous n’avez qu’à faire : « mot de passe oublié ». Magie, vous venez de voler l’identité de la personne. Ensuite, reste plus qu’à regarder l’historique du navigateur et voler l’identité sur tous les autres sites. Est-ce que les courriels sont sécuritaires? Aucunement. Aillez toujours ceci en tête.

Mot de passe

Combien de personnes conservent leur mots de passes dans leurs courriels, levez la main! SVP au minimum, écrivez-vous à vous même un courriel avec un code pour savoir le mot de passe correspond à quoi et effacé le courriel original. Au moins, une personne qui découvrira le mot de passe ne saura pas facilement quels sites ou logiciels il peut débarrer.

La facilité de prendre vos messages

C’est tellement facile de prendre vos messages à distance. Qui ne regarde pas leurs courriels de la maison ? Au passage, vous n’êtes pas payé plus cher parce que vous les avez pris le temps de les regarder. Et vous dire, je vais les regarder le dimanche soir, comme ça quand je vais rentrer au bureau, je vais en avoir moins à lire. Au passage, seul votre patron va vous remercier de cette pratique, mais dans les faits, ceci ne rapporte rien.

Finalement

Est-ce que vous avez changé d’idée? J’espère que non. Les courriels sont quand même la plus pratique invention des dernières années.

Oui on regarde nos courriels à la maison, ce qui est du travail non payé et je suis le premier à le faire. Mais maintenant, les compagnies doivent communiquer partout dans le monde et dans des fuseaux horaires différents. Souvent, nous n’avons pas le choix de communiquer en dehors des heures pour réussir à ne pas perdre une journée entre chaque message. En plus, les emplois où prendre vos courriels en dehors des heures sont valorisés, sans s’en rendre compte, le salaire est aussi en conséquence, donc ce n’est pas totalement vrai que ce temps, bien que non calculé, n’est pas payé.

Oui on finit tous par avoir un fouillis dans notre boîte de courriel, même avec plusieurs règles de filtre. Mais il y a tellement d’informations qui passe par ce canal et avoir une option de recherche permet en quelques secondes/minutes souvent de trouver ce que l’ont cherche. Imaginer un instant de devoir faire cette même recherche dans des classeurs en papier. Voilà pas si longtemps, c’était comme ça qu’il fallait rechercher les informations.

Comment améliorer la situation

Bon, je dois avouer que ceci ne provient pas de moi et qu’en prime, je ne l’ai jamais appliqué. Mais je trouve l’idée vraiment intéressante. Au début, tout le monde va penser que c’est une perte de temps, mais vous allez voir qu’au final, cette astuce vous fera un gain immense en temps de lecture de courriel.

Au début de chaque courriel, avant même le bonjour, vous devez rendre obligatoire pour tous les employés d’indiquer le nom de chaque personne en copie, la raison pourquoi ils sont en copie et si on attend quelque chose de la personne.

Premier constat, vous allez remarquer que le monde va penser à 2 fois avant de mettre une personne en copie dans un courriel. Du coup, ils vont peut-être justement en mettre beaucoup moins, donc moins de courriels reçus dans la compagnie. Seuls les courriels qui vous seront vraiment assignés seront reçus.

Deuxième constat, lorsque vous lirez un courriel vous remarquerez que vous ne les lirez plus de la même façon. Combien de fois vous avez du lire 2 fois un courriel à cause que le premier coup, vous avez lu en diagonal pour au final se rendre compte qu’à la fin la personne attend une réponse de vous. Donc vous devez relire le courriel pour être sûr de donner la bonne réponse. Maintenant dès le début, vous voyez la raison que vous avez reçue. Sinon le cas inverse. Mettons que vous recevez un courriel et c’est indiqué que vous n’êtes qu’à titre informatif. Pas besoin de vous faire un dessin que vous lirez le courriel très rapidement.

Troisième constat, vous n’oubliez plus de répondre à un courriel. Combien de fois vous avez lu un courriel que vous croyez que c’était seulement à titre informatif et 2-3 jours plus tard, vous recevez un 2e courriel qui indique que le monde n’ont pas reçu de réponse. Pensez-y bien, la compagnie vient de perdre 2 jours à attendre une réponse qui pouvait être urgente. Maintenant, dès le début, vous savez que le monde va attendre une réponse de vous, donc impossible d’oublier de répondre lorsque vous allez lire. Dès le départ vous êtes au courant de ce qu’on attend de vous.

Donc, malgré le temps de créer l’en-tête, couper de 20 à 40% les courriels à lire, ne plus être obligés de lire 2 fois chaque courriel qui demande une action de votre part et devoir rechercher une information dans un nombre beaucoup plus restreint sont tous des facteurs qui viendront compenser le temps perdu à écrire l’en-tête. En bonus, votre gestionnaire TI va vous remercier pour l’espace de stockage et de sauvegarde.

Qui d’entre vous a déjà utilisé un système du genre ? Est-ce que ça a bien fonctionné ?

Maxime Savard

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