Réflexion sur l’organisation


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Organisation

Bonjour à tous, ceux qui me connaisse savent que je suis en train de vendre ma maison + j’ai 2 enfants. Alors je dois entretenir ma maison parfaitement, aucun jouet ne doit traîner. Donc l’organisation est une obligation, puisqu’en 2 minutes, ça peut vite revenir le bordel. Une simple inattention et le ménage peut se défaire plus rapidement qu’il sera fait. Alors ça m’a donné une idée d’écrire un article sur l’organisation en tant que gestionnaire de projet. Ce sujet étant rarement abordé durant les cours et souvent les nouveaux gestionnaires finissent par vite se sentir débordé. Alors, faisons une petite réflexion sur le sujet.

Différencier un mauvais gestionnaire et un gestionnaire mal organisé

Avant de commencer, je crois qu’il faut faire une distinction. Un mauvais gestionnaire ne sera pas en mesure de terminer correctement des projets. Le moral des employés va se faire ressentir et les anciens de la compagnie vont sûrement commencer à regarder ailleurs ou changer de gestionnaire.

Par contre un bon gestionnaire, mais qui est simplement mal organisé, tout ceci n’arrivera pas. En fait, les employés risquent de ne pas trop remarquer la situation. C’est au niveau du client et de l’administration où ceci va finir par se faire sentir. Retard, document non complet, réunion manquée, sautée d’un projet à l’autre, projet mal compris, section manquante dans le projet …

Comment détecte-t-on qu’un gestionnaire est mal organisé

C’est assez simple en fait. Compter le nombre de fois que la personne oublie / par le nombre de projets. Si ça dépasse les 50%, alors il y a un problème d’organisation. Bon OK, j’ai pas mal trop simplifié la détection de la situation. Le vrai indice, c’est de demander une information simple au gestionnaire et regarder s’il est ne mesure de bien répondre et sinon en combien de temps il réussit à rassembler l’information.

Autre indice, c’est quand que le nombre de projets augmente plus que le nombre de projet terminé. Bon, cette situation peut-être normale sous certaines conditions, mais le gestionnaire doit finir par lever un signal d’alarme, demander plus d’employés ou finir par refuser des projets. Si votre gestionnaire ne se rend pas compte de la situation, c’est encore un bon signe de mauvaise organisation.

Alors, comment s’organiser

En tant que gestionnaire assurez-vous 2 choses: avoir un bon système pour suivre les projets et un bon calendrier toujours à jour avec les dates de livraison, des rencontres avec le client, des réunions … Tout doit-être mis par écrit. N’essayer surtout pas de tout vous rappeler, vous allez très rapidement perdre le fil et finir par en oublier.

Utiliser un système pour l’entrer les demandes. C’est sur que par courriel, ceci peut fonctionner même sur des gros projets. Mais si vous utilisez ce système et que vous voyez que vous perdez le contrôle, créez-vous 2 sous-dossiers. Un qui est demande non traité et un 2e traité. Quand vous voyez une demande, déplacé le courriel dans la section non traitée et une fois que la demande sera faite, redéplacé ce courriel dans la section traitée. C’est ultra simple comme concept, mais étrangement, vous risquez de moins oublier des demandes en temps de rush ou lorsque le courriel arrive immédiatement avant une réunion. Souvent, les courriels tombent lus, mais on oublie d’y revenir. Une simple méthode de travail va permettre d’éviter les oublis. Vous pouvez utiliser un système automatisé qui prend les demandes et les met en file d’attente. Ceci fonctionne aussi très bien, mais je ne ferai pas l’énumération des logiciels qui peuvent le faire, ce n’est pas l’objectif de la réflexion.

Si vous vous déplacé très souvent en dehors de votre bureau, assez-vous que votre téléphone soit lié à votre agenda électronique. Certaines personnes peuvent trouver ça frustrant de porter ceci sur soi, mais rien n’est pire que de devoir attendre après le gestionnaire, parce qu’il n’a pas vu qu’il était attendu à une réunion.

La préparation est vraiment importante. En fait sur ce point, je ne peux donner que très peu de conseils, mais je vous donne un défie, raccourcissez les réunions que vous présidez. Le fait d’avoir moins de temps vous obligera d’aller droit au but et de faire un minimum de préparation. En bonus, si les réunions durent 15-30 minutes de moins, ceci vous laissera du temps pour retomber sur vos pattes et reprendre le dessus sur l’organisation.

Si malgré que vous faites tous les efforts pour reprendre le dessus et que vous voyez que c’est vous le goulot d’étranglement sur les projets, alors allez chercher de l’aide. Prenez-vous un assistant et peut-être un gestionnaire junior. Créez-vous des chefs d’équipes. Mais allez chercher de l’aide, la situation n’ira pas en s’améliorant si vous ne faites rien. J’ai déjà été dire au propriétaire d’où je travaillais de repousser d’un an la livraison d’un projet. C’est risqué, mais c’est ce que vous devez faire. Vous devez agir selon la situation et mieux vaut ceci que de perdre le contrôle.

Et vous, comment êtes-vous sorti d’une situation où vous perdiez le contrôle sur l’organisation ?

Maxime Savard

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